Workspace: il complesso equilibrio di persone, lavori e spazi

La definizione degli spazi lavorativi richiede riflessioni importanti poiché molteplici sono gli elementi di eterogeneità. In primo luogo vanno considerate le caratteristiche personali che determinano tendenzialmente 3 cluster di persone: gli "eremiti" che hanno bisogno di lavorare da soli, in uno spazio isolato per concentrarsi e produrre; gli "animali sociali" che negli open space si trovano a proprio agio, avendo bisogno della dimensione sociale per essere appagati; gli "alienati" capaci di isolarsi e concentrarsi in qualsiasi contesto, noncuranti dell'ambiente circostante.

Devono poi essere vagliate le caratteristiche dei lavori svolti: ci sono ruoli che necessariamente hanno bisogno di uffici dedicati per la delicatezza e la riservatezza delle informazioni trattate e delle decisioni prese; esistono poi mansioni che si basano sulla condivisione, strettamente correlata agli ambienti aperti e "sociali". In terzo luogo vanno analizzate le abitudini ed i comportamenti in ufficio: le sale riunioni sono sempre una risorsa scarsa; le telefonate dei singoli (professionali e personali) possono infastidire i colleghi; gli odori generati dalla pausa pranzo e dai cibi riscaldati possono impattare sul comfort delle persone e sull'immagine dell'ufficio; la pulizia e l'ordine delle scrivania può essere un elemento di forte tensione tra colleghi, polarizzando da una parte i "disordinati cronici" e dall'altra i "maniacali".

Combinare le tre dimensioni non è affatto semplice, soprattutto se ci si deve confrontare con spazi predefiniti, già costruiti. Definire gli spazi da zero è sicuramente più semplice. HR e persone di business devono lavorare insieme per trovare il giusto compromesso. Il tema è assolutamente centrale e attuale: Elvira Serra nel suo articolo "Figli, amanti e sushi. Il galateo da ufficio" sul Corriere della Sera inquadra il fenomeno combinando elementi pop ed aziendalisti.